Fuksipassin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 27.8.2018. Viimeisin muutos 27.8.2018

1. Rekisterinpitäjä

TKO-äly ry
PL 68
00014 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa


TKO-äly ry:n hallitus
hallitus@tko-aly.fi

3. Rekisterin nimi


Fuksipassin käyttäjärekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus


EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on uusille opiskelijoille suunnattujen tapahtumien osallistumisaktiivisuuden ja tuutoreiden toiminnan mittaaminen leikkimielisessä kilpailussa.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Koko nimi
  • Sähköpostiosoite
  • *Profiilikuva
  • *Irc tai Telegram käyttäjänimi
  • *Tapahtumien osallistumistiedot

(Tähdellä merkittyjen tietojen luovutus vapaaehtoista)

6. Säännönmukaiset tietolähteet


Rekisteröitymisen ja sovelluksen käytön yhteydessä kerätyt tiedot.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset


Sekä uusien opiskelijoiden että tuutoreiden osalta kilpailun voittajien tiedot julkistetaan sekä fuksien että tuutoreiden keskustelukanavilla.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei julkaista tai luovuteta muille tahoille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle


Tietojen pääasiallinen säilöntäpaikka on Heroku palvelualustassa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Salesforce (Herokun emoyhtiö) ja Heroku ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield viitekehystä.

Tietoja voidaan käsitellä Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield viitekehystä.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet


Palvelu on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Pääsy tietoihin on sovelluksen pääkäyttäjällä ja tietojenkäsittelytieteen opiskelijoiden tuutoreilla.

Väliaikaisesti tietoja voidaan käsitellä myös Googlen pilvipalveluissa, jolloin tietoihin on pääsy edellämainittujen ohella yhdistyksen tuutorivastaavien valtuuttamilla henkilöillä.

Kaikissa tapauksissa tietojen käsittely edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista.

10. Tarkastusoikeus


Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on mahdollisuus tarkistaa valtaosa hänestä tallennetuista tiedoista suoraan sovelluksesta.

Edellisen lisäksi jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa kaikki rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista


Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on mahdollisuus korjata valtaosa hänestä tallennetuista tiedoista suoraan sovelluksesta.

Edellisen lisäksi jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot


Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on mahdollisuus poistaa omat tietonsa suoraan sovelluksesta.

Muussa tapauksessa tietoja säilytetään uusille opiskelijoille tarkoitetun varsinaisen toimintakauden päättymiseen saakka, enimmillään kuluvan vuoden loppuun saakka.