KJYR tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 23.9.2018. Viimeisin muutos 23.9.2018

1. Rekisterinpitäjä

TKO-äly ry
PL 68
00014 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa


TKO-äly ry:n hallitus
hallitus@tko-aly.fi

3. Rekisterin nimi


Kumpulan järjestöjen yhteisristeilyn (KJYR) tietosuojaseloste

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus


EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on KJYR:n organisointiin ja sen maksuliikenteeseen liittyvien toimien mahdollistaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Ikä
  • Sähköpostiosoite
  • Ainejärjestö
  • Hytti
  • Kansalaisuus
  • Tapahtuman maksutieto
  • Aamupala(t)/Illallisbuffee(t)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Risteilyilmoittautumisen yhteydessä kerätyt tiedot.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset


Risteilyilmoittautumisen yhteydessä ilmoittautujalla on vapaaehtoinen mahdollisuus antaa lupa nimen julkaisuun, jolloin nimi julkaistaan risteilyn hyttilistalla.

Risteilylle ilmoittautuneiden tiedot luovutetaan Tallink Silja Oy:lle risteilyn käytännön järjestelyjen mahdollistamiseksi.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei julkaista tai luovuteta muille tahoille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle


Tietoja voidaan käsitellä Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Privacy Shield – viitekehystä.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet


Tietojen pääasiallinen säilöntäpaikka on yhdistyksen palvelimella sijaitseva tietokanta. Palvelin on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietoihin on yhdistyksen tietojärjestelmien pääkäyttäjällä, rajatulla joukolla muita tämän valtuuttamia vastuuhenkilöitä ja yhdistyksen risteilyvastaavilla.

Väliaikaisesti tietoja voidaan käsitellä myös Googlen pilvipalveluissa, jolloin tietoihin on pääsy edellisillä virkailijoilla tai heidän valtuuttamillaan henkilöillä.

Molemmissa edellämainituissa tapauksissa tietojen käsittely edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista.

10. Tarkastusoikeus


Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista


Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot


Tietoja säilytetään risteilyn järjestämisajankohdalla menneillään olevan tilikauden tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kuitenkin enintään kuluvaa kalenterivuotta seuraavan kalenterivuoden huhtikuun loppuun saakka.

Poikkeus:


Yhdistyksen talouden- ja kirjanpitovelvoitteista on määrätty muun muassa kirjanpito- ja yhdistyslaeissa. Täten henkilötiedot, esimerkiksi kirjanpidossa, tositteissa tai muissa vastaavissa talouden ja kirjanpidon asiakirjoissa, säilötään edellä mainittujen lakien mukaisesti vähintään 10 vuoden ajan.