Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 21.5.2018. Viimeisin muutos 9.4.2024.

1. Rekisterinpitäjä

TKO-äly ry
PL 68
00014 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

TKO-äly ry:n hallitus
hallitus@tko-aly.fi

3. Rekisterin nimi

TKO-äly ry:n jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle ovat
rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja laillinen velvoite.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin
ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenten yhteys- ja jäsenyystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Koko nimi
  • Kotikunta
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Opiskelu Helsingin yliopistossa
  • Tietojenkäsittelyn tai datatieteen opiskelu
  • Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan jäsenyys
  • Kuuluminen Helsingin yliopiston henkilökuntaan
  • Jäsenmaksuun ja jäsenyyteen liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröitävältä itseltään jäsenhakemuksen yhteydessä.

Rekisteröidyn opiskelijastatukseen liittyviä tietoja voidaan kerätä myös Helsingin yliopiston opiskelijatietorekisteristä, joka on julkinen tietolähde.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Jäsenrekisteristä voidaan Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan piirissä toimivien järjestöjen sääntöjen mukaisesta pyynnöstä luovuttaa ylioppilaskunnan hallitukselle tarkastettavaksi jäsenluettelo, joka sisältää rekisteröityjen koko nimet.

Muutoin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jäsenrekisterin tiedot on tallennettu ja niitä käsitellään Helsingin yliopiston palvelimilla, jotka sijaitsevat Helsingissä. Lisäksi jäsenrekisterin tiedot varmuuskopioidaan Amazon Web Services (AWS) -palvelimilla, jotka sijaitsevat EU:n alueella, Irlannissa.

Tietoja voidaan käsitellä Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Sekä Amazon että Google ovat sitoutuneet noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen pääasiallinen säilöntä- ja käsittelypaikka on Helsingin yliopiston
palvelimilla Helsingissä ja Amazon Web Services (AWS) -palvelimella sijaitseva tietokanta tai palvelinsovellus. Palvelimet on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietoihin on yhdistyksen järjestelmävastaavilla, yhdistyksen jäsenvastaavalla ja yhdistyksen hallituksella sekä yhdistyksen muilla virkailijoilla.

Väliaikaisesti tietoja voidaan käsitellä myös Googlen pilvipalveluissa, jolloin tietoihin on pääsy yhdistyksen jäsenvastaavalla tai laajimmillaan yhdistyksen hallituksella.

Molemmissa edellämainituissa tapauksissa tietojen käsittely edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot

Tietoja säilytetään jäsenyyden loppumishetkellä meneillään olevan tilikauden
tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kuitenkin enintään kuluvaa kalenterivuotta seuraavan kalenterivuoden huhtikuun loppuun saakka.

Poikkeukset:

Mikäli rekisteröity osallistuu yhdistyksen tai sen hallituksen kokoukseen, kirjataan tämän nimi kokouspöytäkirjaan hyvän pöytäkirjatavan mukaisesti. Yhdistyksiä koskevan kirjanpitovelvoitteen vuoksi kokouspöytäkirjoja säilytetään 10 vuoden ajan.

Yhdistyksen talouden- ja kirjanpitovelvoitteista on määrätty muun muassa kirjanpito- ja yhdistyslaeissa. Täten henkilötiedot, esimerkiksi kirjanpidossa, tositteissa tai muissa vastaavissa talouden ja kirjanpidon asiakirjoissa, säilötään edellä mainittujen lakien mukaisesti vähintään 10 vuoden ajan.