Helsingin yliopiston tietojenkäsittelytieteen
opiskelijoiden ainejärjestö

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 26.9.2024. Viimeisin muutos 26.9.2024.

1. Rekisterinpitäjä

TKO-äly ry
PL 68
00014 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

TKO-äly ry:n hallitus
hallitus@tko-aly.fi

3. Rekisterin nimi

TKO-äly ry:n RV-rekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on TKO-äly ry:n ruoanvälityspalvelun tarjoaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

• Koko nimi
• Sähköpostiosoite
• RFID-tunniste
• Ostohistoria
• Talletushistoria

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjän rekisteröitymisen yhteydessä antamat tiedot ja ruoanvälityspalvelun käytöstä (talletukset ja ostot) kerätyt tiedot.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterinpitäjä ei julkaise tai luovuta käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

RV-rekisterin tiedot on tallennettu ja niitä käsitellään TKO-älyn palvelimella Helsingin yliopiston tiloissa. Lisäksi RV-rekisterin tiedot varmuuskopioidaan Helsingin yliopiston palvelimille, jotka sijaitsevat Helsingissä.

Tietoja voidaan käsitellä Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen pääasiallinen säilöntä- ja käsittelypaikka on Helsingin yliopiston tiloissa sijaitsevat TKO-älyn palvelin ja Helsingin yliopiston palvelimet. Palvelimet on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Pääsy tietoihin on yhdistyksen järjestelmävastaavilla ja RV-vastaavilla.

Väliaikaisesti tietoja voidaan käsitellä myös Googlen pilvipalveluissa, jolloin tietoihin on pääsy yhdistyksen hallituksella.

Molemmissa edellämainituissa tapauksissa tietojen käsittely edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Poikkeukset:

Yhdistyksen talouden- ja kirjanpitovelvoitteista on määrätty muun muassa kirjanpito- ja yhdistyslaeissa. Täten henkilötiedot, esimerkiksi kirjanpidossa, tositteissa tai muissa vastaavissa talouden ja kirjanpidon asiakirjoissa, säilötään edellä mainittujen lakien mukaisesti vähintään 6 vuoden ajan.

Yhteistyökumppanit